L’intégration : une étape clé de l’expérience collaborateur
Qui dit nouveau job, dit nouvelle entreprise. Le collaborateur arrive en terre (presque) inconnue. Charge à lui de se faire une place parmi ses futurs collègues, de prendre ses marques auprès de ses supérieurs, de s’imprégner des valeurs et des spécificités de l’entreprise. La phase d’intégration et sa réussite jouent un rôle déterminant dans l’expérience collaborateur.
Tiphaine de Larquier, Responsable Recrutement chez Quaternaire et Karine Rouland, Directrice Clients et quaternairienne depuis 1 an, vous partagent les étapes clés de notre processus d’intégration.
Faire bonne impression : pour l’entreprise aussi !
Chez Quaternaire, nous partons du principe que c’est à nous, employeur, de faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’assurance d’une prise de poste sans fausses notes.
Cette étape débute bien avant la prise de fonction. Nous attachons beaucoup d’importance à la création d’un lien particulier avec le futur collaborateur, afin qu’il se sente attendu. Ses appréhensions s’amenuisent, il se projette rapidement et plus facilement dans sa prise de poste et de marques.
Tiphaine revient sur ces premiers contacts, où elle demeure la référente principale : "L’intégration du collaborateur démarre dès l’accord entre les deux parties et pas seulement le premier jour de son contrat de travail. La plupart de nos candidats ont une période de préavis de 3 mois. Il est essentiel de tisser une relation tout au long de cette phase de transition, par le biais d’e-mails et en anticipant les interrogations."
Karine nous confirme que ces échanges lui ont permis de mettre le pied à l’étrier en douceur : "À peine avais-je donné mon accord pour la promesse d’embauche que je recevais déjà des informations de la part de Quaternaire. Ainsi, plus d’un mois avant mon arrivée, j’ai reçu un e-mail me demandant de choisir mon ordinateur parmi 3 modèles avec, en prime, les avis favorables et défavorables de mes futurs collègues ! Dans ma boîte e-mails également, l’agréable surprise d’y trouver la FAQ avec toutes les réponses à mes questions avant même que je ne les pose : Quel est le dress code ? Comment se déroulent mes premiers jours ? Qui vais-je rencontrer ? Des détails qui font toute la différence. On se sent cadré et guidé."
JOUR J : accueillir "comme à la maison"
Peut-être avez-vous déjà vécu cette situation déstabilisante et désagréable lors d’un premier jour en entreprise : rien n’est prêt.
Et pourtant, il n’y a qu’un unique premier jour. C’est au manager et au chargé.e de recrutement de définir les essentiels de cette première journée, sans oublier d’inclure l’ensemble des parties prenantes.
Tiphaine souligne l’importance de cette préparation : "le jour J, tout doit être prêt : ordinateur, téléphone, accès informatiques, cartes de visite… Nous remettons également un Welcome Pack : un support aux couleurs de Quaternaire, véritable mine d’informations. Il contient le trombinoscope, le Kifaikoi, les dernières plaquettes de communication, le projet d’entreprise, les valeurs et surtout le précieux planning d’intégration. Il est important de se sentir attendu ! Chaque détail a son importance."
Karine se remémore cet accueil chaleureux : "Quand j’ai franchi la porte le premier jour, au-delà de mes nouveaux collègues souriants et accueillants qui m’appelaient déjà par mon prénom, j’y ai trouvé une pancarte "Bienvenue Karine" auprès d’une belle corbeille de viennoiseries. À l’ouverture de mon Welcome Pack, j’ai eu le plaisir de me voir déjà figurer dans le trombinoscope. Bref, l’impression d’être déjà chez moi et de commencer du bon pied avec tout le monde. Je mets des visages sur mes futurs collaborateurs, je prends mes repères facilement et je ne cours pas après les informations."
Un parcours d’intégration unique
Stagiaire, en CDI, en CDD… qu’importe le statut et la fonction, chaque nouveau collaborateur est accueilli de la même manière. Le parcours d’intégration démarre par trois jours dans notre bureau nantais afin d’être épaulé par Tiphaine, de rencontrer la direction et les services supports.
Lors de cette première immersion "chaque responsable de service, jusqu’au PDG, consacre 2 heures minimum de son temps à présenter au nouveau collaborateur les missions du service et son rôle dans l’organisation" ajoute Tiphaine.
Pour Quaternaire, il était fondamental de proposer un parcours type, car nous partageons les mêmes valeurs et la même organisation générale. Selon la fonction, l’intégration se poursuit de manière personnalisée. Les consultants montent rapidement sur les porte-bagages de leurs pairs (sorte de vis-ma-vie dans notre jargon), les directeurs.trices clients occupent quelques mois la fonction de consultant.e senior afin d’acquérir les savoir-faire et savoir-être indispensables à leur fonction, etc.
Une intégration longue durée...
Tout comme il est primordial d’initier les échanges avant la prise de poste, il est essentiel de veiller au long cours à la bonne intégration des derniers arrivés.
Mix terrain et bureau, l’objectif est de découvrir chaque facette du métier. Mais aussi de s’assurer, par des points hebdomadaires avec son manager, que l’intégration se déroule au mieux.
Karine nous dépeint comment cet encadrement, l’équipe et le terrain ont fait la différence dans cette intégration.
"La période d’intégration de 3 jours a été l’opportunité de créer des liens forts avec les autres nouveaux embauchés car Tiphaine avait veillé à regrouper les arrivées. J’ai particulièrement apprécié de pouvoir très rapidement être sur le terrain, me sentir utile, parfois dans des endroits insolites. Après 25 ans dans l’industrie cosmétique, je découvre, un abattoir de poulets, la fabrication des saucisses, l’embouteillage des spiritueux ou le montage de portes-fenêtres. S’ajoute à cela les journées de formation inter-bureaux et multi-métiers sur nos outils et nos pratiques communs."
...portée par tous
Notre particularité ? Le temps consacré par nos dirigeants à expliquer l’organisation et l’évolution de l’entreprise. De même, les « plus anciens » n’hésitent pas à partager l’historique de leurs marchés et clients. Une transmission nécessaire afin de comprendre ce qui anime notre entreprise et l’intérêt porté aux problématiques de nos clients… C’est un élément rare et essentiel autant pour les managers que pour les managés.
La phase d’intégration est bien sûr portée par le management. Un outil, le passeport d’intégration, a été développé en interne afin d’aider les collaborateurs à monter en compétence, à valider l’acquisition de savoir-faire et savoir-être. Lors de points fréquents, manager et managé échangent sur les items validés (ex : sur les compétences de "Gestion de Projet" nous évaluons ensemble si notre nouveau responsable client se sent à l’aise avec "la mobilisation et l'accompagnement de l’équipe interne et de celle du client" pour structurer leur animation. Nous accueillons ses retours et appréhensions pour y travailler ensemble)
Un process participatif
Une entreprise doit regarder vers l’avant et faire évoluer ses pratiques, considérer les retours des collaborateurs. Nous en sommes convaincus. En pratique, une fois le poste pris en main, nous prenons le temps d’échanger sur ce qui a pu paraître étonnant voire détonnant.
De ces échanges, naissent de belles avancées comme la digitalisation du processus d’intégration. "Notre prochaine étape : 0 papier. Une démarche écologique mais aussi pratique afin que par monts et par vaux, les informations soient accessibles par tous.”
Un an après son arrivée, Karine nous partage son bilan : "je peux dire que Quaternaire a tenu la promesse affichée de couver ses collaborateurs. C’est aujourd’hui à mon tour d’accueillir les nouveaux arrivants et de proposer des places sur mon "porte-bagages" pour perpétuer ce cercle vertueux."
Et demain ?
Tiphaine le souligne : ce processus porte autant sur les "savoir-être" que les "savoir-faire". La préparation est conséquente mais elle porte ses fruits. Comme Karine, nombreux sont les petits derniers qui souhaitent désormais être présents pour les prochains à nous rejoindre !
Notre spécialiste du recrutement, Tiphaine, poursuit ses recherches afin de répondre à la croissance constante de Quaternaire : trouverez-vous votre place parmi nous ??
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