Achats sous tension : sécurisez vos approvisionnements !

Pénurie des matières premières, difficultés d'approvisionnement, équipes sous tension, ligne de production à l'arrêt… les usines françaises font preuve de persévérance pour assurer la pérennité de l'activité et satisfaire leurs clients. Cette tension générée sur les approvisionnements est l'un des sujets principaux partagé depuis quelques temps, de la direction générale, à la direction achats en passant par la direction industrielle. Comment sécuriser dès maintenant vos approvisionnements et mettre en place une politique Achats pérenne pour éviter de futures ruptures ? Comment faire en sorte que cela ne se reproduise plus ?

Maud Cloarec, Business Developper vous livre quelques clés à activer.

Une mise sous tension de la fonction achats  

Depuis deux ans, la vie économique des entreprises industrielles françaises est chamboulée par la crise de la Covid 2020, la reprise de croissance de septembre 2021 et enfin plus récemment l’impact de la guerre en Ukraine. Ce contexte difficile a accéléré la mise sous tension de la fonction achats. Fortement sollicitées, les équipes ont dû faire face aux ruptures d'approvisionnement, de matières premières, à la flambée des prix… et se sont retrouvées brusquement propulsées sous les feux de la rampe des organisations. Le tout avec le stress engendré par le prisme du D, le délai, qui a repris une place centrale dans le quadriptyque QCDI (Qualité, Coût, Délai, Innovation) des conditions d’achat des produits et matières. Aujourd'hui, l'enjeu principal réside bien dans l'obtention de la matière à tout crin, avec l’acception de concessions, sur le prix la plupart du temps. On assiste à l’inversion de l’équilibre de pouvoir entre les acheteurs et fournisseurs. Seuls ceux qui ont su construire des relations de partenariats saines et durables tirent leur épingle du jeu.

Ainsi, la nécessité de travailler sur les Achats est devenue un enjeu majeur pour les dirigeants : 82% des entreprises déclarent vouloir sécuriser leurs approvisionnements en 2022 et 65% des directeurs achats affirment que les problèmes d'approvisionnement vont impacter fortement les marges de l'entreprise (étude du Conseil National des Achats, Nov. 2021).

Plus que jamais, les équipes Achats ont été propulsées au centre des préoccupations, les conduisant à développer de nouvelles compétences et plus d’agilité transverses. Les acheteurs ont dû trouver des solutions et doivent encore aujourd'hui les pérenniser, travailler plus près des fonctions métiers et occuper la légitime place qui leur revient. La problématique d'attractivité, de recrutement et de fidélisation des experts de la fonction est également un enjeu majeur pour les dirigeants.

Par conséquent, les dirigeants d'entreprises industrielles ont aujourd'hui 3 priorités :

• Résorber les ruptures actuelles
• Protéger l'entreprise de futures ruptures
• Retrouver de la sérénité au sein des équipes

6 leviers à scanner pour gérer la crise à court-terme

Chez Quaternaire, nous sommes convaincus qu'avant d'envisager de revoir votre stratégie Achats, il convient d’assurer une mise sous contrôle de vos approvisionnements court terme. Pour ce faire, une approche simple et pragmatique consiste à scanner les 6 leviers listés ci-dessous et à actionner les moyens associés. Nous vous proposons ainsi quelques pistes de réflexion sur ces leviers.

• CONTRATS : Avez-vous scannés tous vos contrats pour faire respecter les clauses ? Mettez-vous en place des contrats courts ?
• SOURCES : Utilisez-vous des solutions de substitutions ?
• RESSOURCES HUMAINES : Avez-vous renforcé les équipes, que ce soit en interne ou en externe ? Animez et soutenez-les-vous par des rituels d'animation dédiés ?
• STOCKS : Avez-vous réalisé une cartographie des risques et enjeux ?
• PRIX : Avez-vous statué sur la politique prix ? Réalisez-vous une répercussion ou une absorption sur les marges ?
• PILOTAGE : Avez-vous mis en place des cellules de crise ?

Une fois la crise passée, ces mêmes leviers seront de nouveaux à scanner avec d'autres moyens à actionner pour renforcer la stratégie achats à moyen terme et sécuriser les enjeux d’une prochaine perturbation économique.

Enfin, outre la révision de la stratégie Achats, nous sommes convaincus de l’importance de deux éléments majeurs pour assurer une fonction Achats performante et pérenne, et sécuriser les approvisionnements dans la durée :

• Développer une relation saine avec les fournisseurs
• Installer un management fort

Développer une relation de confiance avec les fournisseurs

Depuis quelques années, de nombreuses entreprises ont compris qu'il était nécessaire de construire une relation saine et mature avec les fournisseurs. Les organisations Achats sont montées en compétence sur le sujet et ont construit de véritables partenariats. Les industries ayant entamé ce virage avant la crise ont largement pu bénéficier des fruits de leur travail.

Néanmoins, bon nombre d'entreprises ont aujourd'hui besoin d'installer cette relation saine avec leurs fournisseurs, ainsi voici un rappel de quelques bonnes pratiques facilitatrices :

• Intégrer les enjeux des fournisseurs. Le contexte économique touche toutes les entreprises. Votre fournisseur aussi doit faire face à la hausse des prix des matières premières et de l'énergie. Intégrer ces hausses de coûts dans les négociations est primordial pour construire une relation saine et de confiance.
• Adopter une posture assertive pour développer un partenariat "gagnant/gagnant". Terminée la pression sur le fournisseur pour obtenir un produit à bas prix ou des délais insensés ! L'acheteur devra adapter la pression fournisseur en tenant compte de ses enjeux et viser un partenariat de longue durée. Des décisions simples qui posent les bases d'une bonne relation sont à privilégier : contractualiser sur une durée longue, insérer des clauses de révision automatique des prix, partager avec transparence les gains et les pertes... Un fournisseur devenu partenaire vous apportera bien plus qu'un simple fournisseur : confiance, innovation, qualité...

Installer un management fort

Une crise ne peut être gérée sans un management fort pour accompagner les équipes. Le manager Achats, au centre de ces bouleversements se doit, plus que jamais de savoir accompagner ses équipes et de garder le cap. Pour relever ce défi, le manager aura pour rôle de :

• Définir des objectifs clairs et atteignables pour embarquer son équipe
• Déléguer, soutenir et faire confiance à ses collaborateurs
• Piloter les résultats, tous les résultats

D'autre part, les acheteurs ne sont pas épargnés par la guerre des talents en cours. La responsabilité du Directeur Achats sera de renforcer le coaching, le développement des compétences et, d'une manière plus générale, l'attractivité du métier.

La crise a mis en lumière une expertise trop longtemps oubliée dans l'entreprise, expertise pourtant clé pour la performance. Il est aujourd'hui essentiel de positionner les achats au cœur de l'entreprise, de créer des synergies avec les prescripteurs internes et ainsi de redonner de la légitimité à cette fonction !