[Replay] Comment simplifier vos processus grâce à l’exploitation de vos data ?
Métaphoriquement, nous pourrions comparer les processus à un plat de spaghetti très enchevêtré. Nous les dégustons à l’aveugle sans savoir ce qu’il s’y passe vraiment. C’est pourquoi, nous avons mise en place la démarche Process Mining qui permet de simplifier vos processus grâce à l’exploitation de vos data. Pour vous donner un ordre idée, voici quatre objectifs possibles à la simplification des processus :
- Gagner en productivité pour libérer en capacité
- Réduire les délais, stabiliser et tenir la promesse client
- Réduire les stocks d’encours
- Simplifier pour le bien-être des collaborateurs
Eric Depond, Directeur Général de L’Ecole SupérieurE de la Banque nous livre son expérience
L’ESBanque : une vieille dame qui avait besoin d’une cure de jouvence
Créé en 1926, l’École supérieure de la banque a pour ambition de former et certifier les étudiants aux métiers de la banque, en France, mais également dans 24 autres pays. Une réussite car aujourd’hui, c’est 1 jeune sur 2 qui intègre le secteur bancaire après avoir suivi son cursus à l’ESBanque.
Entrée en vigueur début 2019, la réforme de la formation professionnelle a complexifié les processus internes en augmentant à 22 000 le nombre de factures annuelles générées par l’école. Cela afortement impacté l'organisation en augmentant la charge de travail des collaborateurs. Des retards importants de facturation se sont accumulés, véhiculant ainsi, une mauvaise image auprès des clients.
Simplification du Processus « Order to Cash »
Pour faire face à la situation, l'ESBanque fait appel à Quaternaire, qui propose de réaliser une cartographie digitale des processus avec iGrafx. Du bon de commande, jusqu’à la facturation, et parfois au recouvrement, tous les processus sont passés à la loupe en seulement 3 jours. L'urgence est de stabiliser l’organisation en identifiant et corrigeant les dysfonctionnements de bout en bout, afin de facturer les prestations au fil de l’eau.
Un plat de spaghetti bien noué car l’outil a montré plus de 350 chemins possibles pour éditer une facture. Un système trop complexe pour être digéré par les collaborateurs. Le Process Mining a également révélé que :
- L’alternance représentait 53% des gaspillages (issus de la réforme)
- 67% des tâches étaient à faible valeur ajoutée
- Un morcèlement des tâches, source de perte de sens
- Un stock de FAE qui est passé entre 2021 et 2022 de 27 M€ à 12 M€ (-15 millions). Un niveau quasiment incompressible au regard de l’activité
Le Process Mining : Un diagnostic éclair
La démarche Process Mining combine à la fois une observation macro et le traitement de données par solution digitale. "Sa restitution graphique est véritablement bluffante" partage Eric Depond. Par exemple, le processus de facturation moyen est de 1 semaines et 5 jours. Pour l’ESBanque, le diagnostic a révélé que ce processus mettait en moyenne 1 mois et 2 semaines, un véritable manque à gagner !
De la pédagogie pour onboarder les équipes
Afin de simplifier les près de 350 chemins identifiés pour établir une facturation, l'ESBanque s'appuie sur ses équipes. Grâce au pré-diagnostic et aux témoignages de salariés, une Percée Processus™ est réalisée dans une démarche de Lean management. Le data mining permettant de cibler directement les gaspillages de manière très factuelle, il faciliter ainsi la prise de conscience des collaborateurs, qui voient apparaître les dysfonctionnements cachés. Ils se sentent responsabilisés et deviennent forces de proposition. Le digital viens ici renforcer l'acceptation du changement et l'onboarding des équipes, qui ont pu l'utiliser pour mettre en œuvre un plan d'action efficace et simplifier leurs tâches quotidiennes.
Des résultats rapides pour l'ESBanque
Embarquant près d’un salarié sur deux, le plan d’action a été élaboré collaborativement. Les actions ont été organisé dans une boîte à 9 cases en fonction de l’impact et de la difficulté pour hiérarchiser les priorités. Ainsi, 83 victoires rapides ont été identifiées principalement sur 2 thèmes : le fonctionnement et organisation.
"Si c’était à refaire, on le referait !" nous partage Eric Depond. Un pari réussi pour l’École Supérieure de la Banque qui a obtenu des résultats significatifs :
- Une meilleure productivité des équipes
- Plus aucun retard dans la facturation
- Du bien-être pour collaborateurs et une grande fierté d’avoir réussi
- Des clients plus satisfaits (NPS de 30)
- Un chiffre d’affaires en progression
- Une trésorerie qui est passée de 14 à 31 M€ en 12 mois
« le Process Mining est une démarche simple, rapide et quelque peu magique » Eric Depond
Sébastien Otrzonsek, Responsable Amélioration Continue de l’entreprise Méo partage son retour d’expérience
MéO 1er fabricant français de fenêtres et portes d’entrée bois-aluminium
Créateur du concept de menuiseries bois-aluminium en 1983, MéO est le 1er fabricant français de fenêtres et portes d’entrée bois-aluminium sur-mesure. L’entreprise est une filiale du Groupe LIEBOT, 1er groupe français de fenêtres et façades qui comprend 12 entreprises et plus de 3000 salariés en France et en Europe.
Implanté à Cugand (85), MéO dispose de l'une des usines de menuiseries les plus modernes d’Europe et d'un outil industriel ultra-performant. Produisant environ 67 000 menuiseries par an et fournissant plus de 3 000 clients, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 61 millions d’euros en 2021, en croissance de plus de 16% sur 2022, avec plus de 400 collaborateurs.
Un contexte mouvant
Depuis 5 ans, l’activité de l’entreprise s’est fortement développée. Les gammes produits ont été totalement renouvelées entre 2017 et 2019 et une nouvelle gamme de porte a été lancée avec succès en 2020.
En 2021, la forte demande conjuguée à la pénurie sur les matières premières contraint l’entreprise à s’adapter. C’est avec difficulté que les équipes tentent d’œuvrer au quotidien pour garder le navire hors de l’eau. Début 2022, le délai de fabrication est multiplié par 4 et le taux de service se dégrade (- 20 pts) malgré un excellent niveau de vente réalisé sur la période.
Pour garder le cap, MéO a besoin de clarté et de vision, notamment sur ses processus supply chain. C’est pourquoi, l’entreprise se tourne vers Quaternaire pour mettre en place la démarche Process Mining.
Un besoin d’amélioration pour gagner en performance
MéO produit plus de 67 000 menuiseries par an. Chaque pièce étant unique, les procédés de fabrication sont nombreux. Après analyse, l’outil ressort un énorme plat de spaghetti plutôt indigeste. Toutefois un diagnostic est établi : il y a un besoin d’amélioration de la gestion des approvisionnements pour gagner en performance.
Pour cela, 3 enjeux sont alors identifiés :
- Améliorer le taux de service (qualité, délais, manquants…)
- Optimiser les flux internes d’approvisionnement ligne, la palettisation et l’expédition
- Refondre l'organisation et simplifier les flux d’info achats/appro/log/expédition
Pour avoir une vision limpide, il a fallu fouiller et analyser les données que l’entreprise avait en sa possession. « La donnée pour moi, elle était très difficile à comprendre. Le fait d’avoir travaillé sur le process mining nous a permis de comprendre notre data » nous explique Sébastien Otrzonsek.
Une gestion des délais optimisés
Lors de l’analyse, une étape clé est mise en exergue. La gestion des délais clients n’était pas en adéquation avec les délais fournisseurs. Pour pallier cela, l’entreprise décide de stocker des éléments de taule, qui avait un délai fournisseur important, en interne. Cela permet une meilleure réactivité sur la fabrication avec comme résultat -10 jours sur la fabrication.
Refonte & aménagement du magasin
À moyen terme, MéO a pour objectif de doubler sa productivité. C’est pourquoi, l’entreprise a revu l’intégralité de l’aménagement du magasin afin d’exploiter au mieux le volume et la hauteur, permettant ainsi de ne pas investir davantage dans le foncier. Cela, leur permet de respecter non seulement les délais mais également d’optimiser les stocks d’encours.
Les Rôles et Responsabilités
En s’appuyant sur les rôles de chacun dans l’entreprise, le démarche d’amélioration continue a permis de revoir quelles responsabilités étaient attribuées à chacun des collaborateurs. Une réorganisation complète des rôles achats/approvisionnement est en cours et se terminera en 2023. Cela évite de répéter deux fois une tâche et de libérer du temps pour gagner en performance et bien-être.
« La démarche m’a beaucoup aidé à changer ma vision sur le process d’entreprise. Aujourd’hui, le Process Mining, je l’utilise sur d’autres sujets notamment sur la gestion de nos SAV » Sébastien Otrzonsek
Le Process Mining, comment ça marche ?
Le Process Mining c’est l’alliance entre l’embarquement terrain des équipes qui font la performance au quotidien et une plateforme SAS directement accessible sur le web qui permet de faire parler la donnée.
Cette démarche vient analyser des logs (données), afin de déterminer la durée et le coût d’une activité enregistrée dans le système d'information et les outils métiers. La démarche d’accompagnement permet de récupérer les informations pertinentes : un numéro de log, un horodatage pour déterminer la durée et le nom de l’activité. Ces données sont ensuite saisies dans l'outil et traitée par un algorithme.
Etape 1 – Cartographier le processus réel
Pour obtenir ce plat de spaghetti, il va falloir dans un premier temps aller chercher les données. Celles-ci sont compilées dans un simple tableur Excel. Les données peuvent venir des outils métiers, mais aussi du terrain, lorsque le processus n'est pas entièrement informatisé. C'est cette rencontre entre le digital et le terrain qui permet de bien identifier le début et la fin de chaque action et qui l'a réalisé. L'outil va ainsi pouvoir faire ressortir les processus réels et les variantes possibles.
Etape 2 – Analyser les potentiels d'amélioration
C’est en analysant les processus et en embarquant les équipes qu’il va être possible de trouver des axes d’amélioration puis, de construire un plan d’action avec ce que l’on veut cibler. On va alors comprendre les écarts et utiliser les variantes sur différents plans possibles. On va relever les lignes de gaspillages et éviter de nouvelles pertes de temps ou d’argent.
Etape 3 – Définir le processus cible et le plan d’actions
Pour mettre en place les actions, il faut impérativement impliquer un groupe projet. Pour cela, plusieurs méthodes peuvent être mise en œuvre comme la Percée Lean Processus™, un hackathon, des ateliers, etc. Cela permettra d’identifier la bonne pratique à suivre c’est à dire celle avec le plus de valeur ajouté temps et/ou coût et d’entrée dans un plan d’action chiffré.
Etape 4 – Implémenter sur le terrain, mesurer et améliorer
A l’aide d’un tableau de bord, on va mesurer l’avancée de la donnée et les actions puis, analyser les améliorations.
Les interrogations clés
A noter que :
- Il n’est pas nécessaire d’installer un logiciel sur l’ordinateur. La solution est hébergée en Cloud. Pour utiliser l’outil, rien de plus simple : un login et un mot de passe suffisent
- La récupération des données peut prendre 3 jours. En revanche, il faut entre 15 jours et 1 mois pour établir le plan d’action. Pour la mise en œuvre, ce sera du cas par cas.
- L’outil fonctionne avec tout type de données : il pourra analyser un ERP, un CRM, un dossier de facturation...
D’autres questions ? Contacter nous au 0 825 801 141 ou à l’adresse a.letenneur@quaternaire.fr ou encore sur notre formulaire de contact
Le replay 🍿
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