Construire et animer un projet d’entreprise en collectif
Projet d'entreprise : réussir la transformation en embarquant toutes les parties prenantes
Dans un monde en accélération permanente - évolutions technologiques, usages clients, attentes des collaborateurs, cycle de vie des produits… - et alors qu'une pandémie vient de changer profondément nos modes de travail, donner un cap clair à une entreprise est devenu encore plus primordial. Si le cap doit être clair, la manière de l'atteindre doit rester souple, tant l'incertitude fait désormais partie de notre quotidien ! La construction et l'animation d'un projet d'entreprise pérenne dans le secteur des Banques et Assurances, et des Services en général, reposent sur la capacité à articuler les attentes des collaborateurs, clients, actionnaires et partenaires avec la vision stratégique de la société.
Explications de Geoffroy Dubosc, Directeur Client.
La construction par le seul management n'est plus envisageable !
Il y a encore quelques années, un séminaire au vert, avec les dirigeants et éventuellement un gourou, suffisait à fixer le cap. Il ne restait plus aux équipes projets, qu'à définir les grands chantiers à mener et les cadencer dans un plan pluriannuel ; à réunir les managers dans une grande salle avec guest star et musique forte, et le projet d'entreprise était lancé ! Aujourd'hui, les attentes des collaborateurs et les incertitudes ne permettent plus de fonctionner ainsi… et c'est tant mieux !
A présent, il faut combiner la rigueur de la vision et l'engagement de tous dans cette vision, chacun à son niveau, pour conduire efficacement l'entreprise vers ses objectifs.
Un projet d'entreprise construit par et pour les collaborateurs, clients et actionnaires
Chez Quaternaire, nous sommes convaincus qu'un bon projet d'entreprise doit être construit par et pour les collaborateurs, autant que pour les clients et les actionnaires.
Pour cela, nous avons développé une méthode consistant à effectuer un large travail d'écoute de tous les acteurs de l’entreprise : top management, middle management, management de proximité, collaborateurs, organisations syndicales, partenaires de l’entreprise… Nous l’avons baptisée méthode « Yo-Yo© ». Elle consiste à aller, régulièrement, capter les attentes et avis du terrain, les consolider et en dégager des thèmes avec la direction et les managers, puis à redescendre vers le terrain pour alimenter, ajuster, compléter et reconsolider. La Direction Générale est là pour insuffler des idées, des intentions, développer une vision stratégique et pour décider, in fine, des thèmes et des ambitions que l’entreprise poursuivra.
Cette démarche permet d'aller chercher l'engagement de chaque collaborateur de l'entreprise, tout en garantissant un projet d'entreprise conforme aux attentes du terrain et des clients.
Quelques prérequis sont nécessaires avant de se lancer dans une telle démarche :
- Une direction générale qui est humble, a conscience qu'elle ne sait pas tout et est persuadée que l'engagement de tous est nécessaire.
- Une volonté de transparence totale.
- Une capacité à s'engager dans l'action rapidement, pour faire bouger les lignes, vraiment.
- Une faculté à travailler en collectif, notamment avec son équipe de direction, pour fixer le cadre, les ambitions, et faire en sorte que chacun se sente responsable et acteur.
Grâce à l'implication de tous les collaborateurs dans sa construction, le projet d'entreprise entre rapidement en phase de « départ lancé » : inutile alors, d'attendre le lancement officiel pour répondre à certaines demandes remontées du terrain ! Leur traitement rapide par la direction sera le gage que l'écoute est réelle, et que non seulement la direction générale a écouté, mais qu'elle a entendu ! Ces mises en œuvre rapides vont, par ailleurs, refléter les changements souhaités par les dirigeants : circuits courts, autonomie dans la résolution des problèmes opérationnels, transversalité, transparence, contact des dirigeants avec la réalité du terrain, etc. C'est l'une de nos convictions, pour construire un projet d'entreprise enthousiasmant, la méthode doit être le vecteur des transformations à venir !
Le digital, levier central pour impliquer 100 % des collaborateurs
Les outils digitaux actuels, loin d'être des gadgets à la mode, apportent une valeur ajoutée supplémentaire et une puissance augmentée aux actions d’un projet d’entreprise.
Lors de la phase d’écoute, ils permettent de récolter l’expression de 100% des collaborateurs par des accès facilités (anytime, anywhere and any device comme disent les anglo-saxons). Ils favorisent aussi, la création de groupes plus restreints pour aller chercher des éléments précis (groupes Teams, communautés chatter ou yammer, …) et ainsi gagner un temps précieux dans les phases de diagnostic.
Mais il n’y a pas de miracle, la réussite de leur usage repose sur quelques clés :
- Une appropriation de l'outil : aussi intuitifs soient-ils, un accompagnement des collaborateurs est nécessaire.
- Une rigueur dans leur administration : rien de plus néfaste qu'un site qui ne fonctionne pas, des liens obsolètes ou une absence de mise à jour des informations.
- Une transparence totale, pour permettre à chacun de s’y retrouver et de retrouver sa contribution.
Lors de la phase d'animation du projet d'entreprise, là encore, le digital apporte un plus. Il permet, à chacun, de poursuivre les travaux de co-construction et redonne du sens à l’ensemble des actions communes, via des communications internes régulières : newsletter, webTV, réunions à distance…
Deux points de vigilance s’imposent lors de la construction :
- Bien réfléchir à l’usage de chaque outil, pour ne pas les multiplier sans valeur ajoutée, et prendre le risque de « perdre » certains collaborateurs ayant moins d’affinité avec le digital.
- Imaginer que le digital va remplacer tous les autres moyens d’échanges : les ateliers participatifs présentiels, les réunions de managers, la déclinaison dans les réunions et le contact terrain restent la base ! Le digital vient ajouter un « plus »
Pour accompagner nos clients dans ces choix, nous avons développé un partenariat avec la société Gladys, unique éditeur français d'une solution collaborative complète. Cette solution 2 en 1 propose en effet un module d'idéation pour collecter les idées et construire le projet et un module gestion de projet pour le piloter dans la durée. D’usage facile et intuitif, nous l’avons retenu car il s’implémente très facilement chez nos clients, même dans des environnements très sécurisés !
Un projet d'entreprise réussi sous certaines conditions
A la fin de la construction, certains principes, qui nous sont chers, doivent être respectés :
- Des ambitions limitées (entre 3 et 6 idéalement), écrites de manière à parler à tout le monde, et facilement mémorisables.
- Un nombre volontairement réduit de marqueurs de réussite : indicateurs chiffrés, jalons franchis, label obtenu, projets emblématiques, etc.
- Une déclinaison des ambitions dans tous les métiers, par un travail effectué par chaque manager sur son périmètre, pour trouver les inflexions concrètes à réaliser permettant de contribuer au projet d’entreprise.
Une animation quotidienne garantit son succès !
Enfin, le tout n’est pas de construire le projet d’entreprise. Il faut le mener ! Là encore, nos expériences sont venues conforter et consolider nos convictions. Inutile de chercher à tout piloter, suivre, agencer, coordonner ! Seuls les projets et transformations majeures doivent l’être. Il faut régulièrement venir redonner la vision, montrer que le projet avance. Il conviendra de réfléchir au moins 1 fois par an aux inflexions ou accélérations souhaitables, au regard de l’actualité et de la réalité du moment. Voilà pourquoi certains points sont essentiels :
- Une intégration des ambitions dans les rituels d’animation de l’entreprise : ce n’est pas 1 fois par an, en marge de sa « vraie vie » que l’on doit parler des ambitions de l’entreprise, et donc du projet d’entreprise : c’est chaque semaine !
- Des moments conviviaux fixés pour redonner de la vue à tous, célébrer les victoires et aller rechercher de l’énergie.
- Une animation très régulière du projet en termes de communication : newsletter, webTV, réunions plénières, teams, … pour maintenir un rythme, une envie, valoriser les actions faites, quelles qu’elles soient (la « petite » action menée dans une agence vaut autant que le gros projet déployé !)
Pour nous, consultants qui accompagnons dans la durée nos clients, quel bonheur de voir les transformations initiées se concrétiser, sentir l’engagement des collaborateurs autour d’un projet, d’une vision, acteurs de la transformation ; d’entendre au détour d’une réunion ou à la machine à café la fierté de participer au déploiement du projet d’entreprise et au succès de sa société !
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