Simplifier le quotidien de vos équipes

Pourquoi simplifier le quotidien de vos équipes ?

Complexité réglementaire, superposition de contrôles, héritage d’anciennes procédures, reportings plus ou moins utilisés, de nombreuses tâches sont venues s’accumuler sur les épaules de vos collaborateurs. Les outils destinés à simplifier le quotidien ont parfois eu l’effet inverse. En parallèle, les sollicitations clients se multiplient par tous les canaux, avec une exigence de réactivité croissante.

Le temps consacré à la proactivité, à des activités à valeur ajoutée pour le client ou le management s'en ressent. La fragmentation des tâches, cumulée au faible intérêt de certaines, crée une charge perçue qui dépasse souvent la charge réelle. Cette surcharge non seulement impacte la productivité au travail, mais peut également entraîner des répercussions sur la satisfaction de vos collaborateurs et de vos clients. En optimisant la gestion du temps, vous permettrez à vos équipes de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, renforçant ainsi la satisfaction globale au sein de votre entreprise.

Notre démarche pour vous accompagner

Tout le monde s'accorde à dire qu'il faut simplifier ! Mais encore faut-il avoir une vision claire de la réalité du quotidien des collaborateurs en agences. Très souvent, les informations sont basées sur des on-dit, des anecdotes, des convictions, qui ne suffisent pas pour décider, hiérarchiser, et agir. Parce que simplifier est un défi complexe, nous proposons une approche qui allie quantitatif et qualitatif : écoute structurée, observation sur le terrain, analyse de la date, et mesure factuelle de la charge par activité, le tout dans un dispositif de co-construction qui garantit le pragmatisme des décisions.

Comment calculer la charge de travail ?

Objectif : disposer d'une vision précise et réelle du quotidien des équipes en réalisant un diagnostic terrain quantitatif et qualitatif.

1 - La déclaration d'activité

L'outil monQuotidien™ permet à chaque collaborateur de déclarer le temps passé sur chaque activité et comprendre précisément de quelle manière le temps est consommé.

2 - L'écoute qualitative

Analyse qualitative et précision du quantitatif par le biais d'écoutes collaborateurs et d'observations ciblées de la réalité du quotidien. L'ensemble des parties prenantes sont impliquées pour mieux s'approprier la démarche.

3 - Les immersions en agences

Nous nous immergons pendant 1 à 2 journées dans un panel représentatif d'unités pour observer et vivre le quotidien des équipes : les outils, les rituels, les flux, les clients, l'activité, la fragmentation, ...

5 - L'analyse des données

Nous exploitons la data disponible pour objectiver les déclarations et quantifier l'activité : données RH, flux clients, rendez-vous, appels, mails...

Une feuille de route partagée

Objectif : choisir les bonnes actions en fonction des gains attendus.

Les pistes de solutions sont construites en impliquant des groupes de collaborateurs et managers. Elles sont hiérarchisées en fonction des gains attendus sur la satisfaction collaborateurs et clients. Une nouvelle cible de la répartition du temps par métier est identifiée.

La co-construction à chaque étape, ainsi que la combinaison des données qualitatives et quantitatives, favorisent une meilleure acceptation de la feuille de route.

Une mise en œuvre des actions

Objectif : assurer la transformation effective du quotidien

Les actions sont mises en œuvre en vérifiant que les effets sont perçus par les collaborateurs et que les données évoluent selon la cible visée. Voici des exemples de chantiers structurants :

Renforcer le management
Structurer l'organisation
Simplifier les processus
Orienter les tâches
Maîtriser l'adéquation de la compétence aux activités
Gagner en efficacité commerciale

Témoignage de Fabrice Richard

Directeur organisation et transformation au Crédit Agricole Pyrénées Gascogne

"En réponse à plusieurs facteurs dont des signaux montrant que les performances, bien que satisfaisantes, étaient obtenues au prix d'une énergie considérable, le Comité de Direction a initié une démarche collaborative avec Quaternaire. Nos attentes initiales étaient de comprendre le quotidien des collaborateurs en agence en obtenant une vision qualitative et quantitative de la réalité du terrain. En cela, Quaternaire s'est distingué par son approche complète de co-construction intégrant l'écoute, le terrain, la data et le monitoring du temps, nous permettant ainsi de fédérer les équipes autour d'un diagnostic partagé.
L'utilisation de l'outil monQuotidien™ a révélé nos problématiques communes avec d'autres caisses régionales, et l'immersion sur le terrain dans 12 de nos agences a apporté une réalité tangible à ces données. Cette approche était essentielle pour assurer une écoute authentique envers nos collaborateurs.
Après le diagnostic et l'identification de leviers de simplification, la démarche a abouti à un programme de transformation des métiers réseau sur 2 ans, structuré autour de cinq piliers."